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PORTAIL CLIENT TÉLÉPHONIE IP

Ici, vous trouverez des informations, des guides vidéos et des exemples afin de vous aider à configurer et bien mettre en place votre système de téléphonie IP.

Accéder au portail

Détails des appels

Consultez les détails de vos appels téléphoniques

Pour consulter les détails de vos appels téléphoniques dans le portail:

  • Cliquer sur My CDR dans le menu principal de gauche.
  • Vous pouvez faire votre recherche en fonction de la date désirée en cliquant sur le petit calendrier

****Attention note importante:

Les coûts indiqués en USD (cost) ne concernent pas votre compte et ne correspondent pas à votre compte. Il s’agit d’une fonctionnalité qui est destinée seulement aux clients américains et n’est pas utile. Elle sera supprimée dans la prochaine mise à jour du portail.

Condition temporelle

Une Condition Temporelle est une fonction qui vous permet de diriger vos appels entrants vers différentes destinations, selon l’heure de l’appel. (horaire de bureau)

Exemple : de 9h00 à 17h00, le numéro de téléphone redirige vers le menu virtuel alors que de 17h00 à 9h00, celui-ci redirige vers la boite vocale du technicien ou dicte seulement un enregistrement de fermeture. (“Nos bureaux sont présentement fermés”)

*Assurez d’avoir en main votre menu, vos enregistrements, tout ce dont vous avez besoin pour faire fonctionner la condition temporelle.

1.

Pour ajouter une condition temporelle à votre système, allez sous l’onglet [Services] de la barre de navigation de gauche, puis sur [Time Conditions]

600px TC Add

2.

Une fois sur la page, cliquez sur l’onglet [Add new Time condition]. 

Vous devrez entrer quelques informations de base:

  • Nom de la condition temporelle (Name of time condition): Le nom de votre condition temporelles (ex: ISI_CT_jour)
  • Horaire (Time is from XX to XX): Horaire établie (ex: horaire d’ouverture d’une entreprise)
  • Jour de la semaine (Day is from XX to XX): De quel jour à quel jour s’applique cet horaire.
  • Si les conditions correspondent (If conditions matches): Ex: si l’entreprise reçoit un appel vers 10h00, vers où cet appel sera dirigé?
  • Si les conditions ne correspondent pas (If conditions doesn’t match): Ex: si l’entreprise reçoit un appel vers 21h00 (alors que l’entreprise est fermée), vers où cet appel sera dirigé?

option condition temporelle

3.

Cliquez sur [if condtion matches] pour choisir les options désirées si les conditions correspondent. 

 Pour plus de détails sur les options, consultez le tutoriel sur la réceptionniste virtuelle.

if condtions matches

4.

Cliquez sur [if condtion doesn’t matches] pour choisir les options désirées si les conditions ne correspondent pas. N’oubliez pas de sauvegarder votre travail!

 Ex: Vers quel endroit se dirige les appels entrant lorsque nos bureaux sont fermés. Pour plus de détails sur les options, consultez le tutoriel sur la réceptionniste virtuelle.

if condtions dont matches

Créez une condition temporelle (vidéo)

** Note importante **

Si jamais vous changez d’appareil cellulaire et que vous utilisez Bria comme application, vous devez communiquer avec nous, pour que nous puissions vous aider. 

Guides d’utilisateur simplifiés pour différents modèles de téléphone

Pour accéder aux différents guides

 

Enregistrements

Notre système de téléphonie vous permet de télécharger un fichier audio et de l’utiliser pour différentes options:

  • Messagerie vocale
  • Réceptionniste virtuelle
  • File d’attente
  • Musique personnalisée
  • Annonces
*Par exemple, avant de créer une réceptionniste virtuelle (menu), ayez en main vos enregistrements prêts à être utilisé

Le fichier audio doit être un fichier Windows audio WAV (extension wav.) Avec un format: PCM 8kHz Mono 16 b

Petit truc pour enregistrements “maison”:

Afin de vous assurer de la qualité de votre enregistrement et de la comptabilité avec notre système de téléphonie (avoir le bon format), nous avons développé un petit truc pour faire vos propres enregistrements.

* Veuillez prendre note que nous offrons également le service *

1.

Utilisez un téléphone fixe (branché au mur) de qualité

* Mieux vaut ne pas utiliser de cellulaire *

Un téléphone fixe permet un meilleur rendement au niveau de la qualité sonore

faq phone graphic jaune

2.

Appelez-vous et laissez vous un message sur votre boîte vocale.

Cela semble étrange de s’appeler, mais le système de téléphonie IP vous offre l’option de recevoir un enregistrement WAV de tous vos messages vocaux directement dans votre boite courriel. Ce format est exactement celui pour les enregistrements.

email icon

3.

Enregistrez votre enregistrement de votre courriel et le télécharger dans votre portail

Si vous êtes satisfait du résultat de votre enregistrement, vous pouvez simplement le télécharger dans votre portail et l’attribuer à l’option désirée. Vous pouvez également utiliser des logiciels de modification audio tels que Adobe Audition ou Audacity.

photo du portail

Ajoutez le nouvel enregistrement

1.

Pour ajouter un nouvel enregistrement (Fichier WAV), cliquez sur Services [Services] dans la barre de navigation de gauche, puis sur Recording [Enregistrement]

600px-Recording_Add

2.

Une fois sur la page, cliquez sur l’onglet [Add recording]. Vous devrez entrer une description et téléchargez votre fichier audio en cliquant sur le bouton [Select].

3.

Cliquez sur [Save Recording]

600px-Recording_Add_2

Téléchargez un enregistrement dans le portail (vidéo)

Groupe de sonneries

La fonction Groupe de sonneries [Ring Group] vous permet de rediriger les appels entrants vers un groupe de personnes et non un seul utilisateur. Lorsque vous recevrez un appel à un DID acheminé à un groupe de sonneries, tous les membres de ce groupe sonneront en même temps jusqu’à ce que l’un d’eux réponde à l’appel.

Vous pouvez également sélectionner la messagerie vocale qui doit être utilisée par le système dans le cas où aucun des membres ne répondent pas l’appel. La limite de membres dans un groupe de sonneries est de 12.

1.

Pour ajouter un groupe de sonneries à votre système, allez sous l’onglet [Services] de la barre de navigation de gauche, puis sur [Ring group]

600px RingGroup Add

2.

Une fois sur la page, cliquez sur l’onglet [Add new Ring Group]. 

Vous devrez entrer quelques informations de base:

  • Nom du groupe (Group name): Le nom de votre groupe de sonneries (ex: Intelisoft_GrSonnerie1)
  • Annonce de l’appelant (Caller Annoucement) Ce paramètre est facultatif. Vous pouvez sélectionner une annonce par défaut ou un de vos propres enregistrements pour être joué à l’appelant avant de diriger l’appel vers le groupe de sonneries. S’il vous plaît notez que si un enregistrement est sélectionné, l’appel va commencer immédiatement à être chargé avant même qu’un membre répond.
  • Musique en attente (Music on Hold): Musique en attente (au choix). Si la valeur est “Non”, l’appelant entendra la sonnerie normale.
  • Langue (Language): Sélectionnez la langue utilisée pour l’enregistrement “Annonce par défaut” présenté à l’appelant et pour l’enregistrement “Appuyer sur 1 pour prendre l’appel” présenté au membre. Vous avez le choix entre anglais, français et espagnol.
  • Voicemail (Messagerie vocale): En option, vous pouvez sélectionner une messagerie vocale pour ce groupe de sonneries qui pourra outrepasser la messagerie vocale du DID.
  • Membres (Members): Sélectionnez les membres du groupe de sonneries. Vous pouvez définir un temps de sonnerie individuel pour chaque membre de votre groupe de sonneries ainsi que configurer chaque membre pour une confirmation de réponse en leur demandant d’appuyer sur la touche “1” pour prendre l’appel. 

600px RingGroup Add 2

3.

Enregistrez! [Save Ring Group]. 

Musique d’attente personnalisée

Cette fonctionnalité vous permet de télécharger et d’utiliser vos propres fichiers audio lorsque votre client est mis « en attente » ou pendant la « durée de sonnerie » lorsque vous recevez un appel entrant. Elle peut être utilisée dans certaines fonctionnalités:

  • Files d’attentes
  • Groupes de sonneries
  • Utilisateurs
  • Mise en attente au téléphone
  • Audio conférence

**Point important à prendre en compte avant de créer vos propres enregistrements de musique d’attente **

La Société autorise le Client à choisir et à diffuser la musique de son choix, pendant que ses clients sont dans une file d’attente d’appels, à la condition expresse que le Client dispose des licences et droits appropriés sur une telle musique. En diffusant de la musique, le Client garantit qu’il possède ou dispose des droits et licences appropriés pour diffuser une telle musique et qu’il comprend que la Société ne possède aucun droit et licence pour diffuser la musique, mais ne fournit qu’une fonctionnalité permettant au Client de faire ladite diffusion. En cas de réclamation d’un tiers directement ou indirectement liée à la musique en file d’attente fournie par le Client, le Client défendra, indemnisera et dégagera la Société de toute responsabilité et contre toute réclamation.

1.

Sous l’onglet [Services] de la barre de navigation de gauche, cliquez sur [Recording] afin de consulter vos enregistrements disponibles

Assurez-vous que vos enregistrements soient téléchargés dans votre portail. Consultez la section Enregistrements pour un tutoriel.

2.

Dans votre liste d’enregistrements, sélectionnez celui que vous désirez utiliser comme musique d’attente en cliquant sur les écouteurs.

etape1 MOH

3.

Choisissez le nom de votre fichier et enregistrez [Save]

etape2 MOH

4.

Sous l’onglet [Services] de la barre de navigation de gauche, cliquer sur [Custom Music On Hold] afin de consulter votre liste de musique d’attente

Votre musique d’attente personnalisée a été créée avec succès. Elle sera disponible pour être sélectionnée dans une fonctionnalité dans laquelle une musique d’attente peut être utilisée.

etape3 MOH

Créez une musique d’attente à partir d’un enregistrement (vidéo)

Réceptionniste virtuelle ou IVR (menu)

Une réceptionniste virtuelle permet à votre client de joindre la personne ou le département désirés en choisissant des options de menu.

La réceptionniste virtuelle peut mener vers plusieurs options soient :

  • Comptes (peu importe le où le compte est enregistré: sur cellulaire, ordinateur, téléphone, etc.)
  • Réceptionniste virtuelle (si plus d’une)
  • Conditions temporelles
  • Renvoi d’appel
  • Enregistrement
  • Boîte vocale
  • Système (raccroché, occupé)
*Avant de créer une réceptionniste virtuelle, soyez préparés!
  1. Enregistrez vos messages audio et les télécharger dans votre portail, dans la section Enregistrement [Recording] . (message de bienvenue, message de menu, ou autres) Tutoriel plus haut
  2. Créez des destinations qui n’existent pas actuellement et que vous prévoyez utiliser avec votre destination IVR. (File d’attente, Groupe de Sonnerie, Conditions Temporelles, etc).
  3. Planifiez votre flux d’appels à l’avance. Vous devriez créer toutes les destinations (branches secondaires) de vos menus de l’IVR avant de créer les branches principales de l’IVR qui sont acheminées vers eux. (ex: un petit organigramme: 

Portail VOIP Image IVR organigramme

1.

Pour ajouter un menu à votre système, allez sous l’onglet [Services] de la barre de navigation de gauche, puis sur [IVR]

Assurez-vous d’avoir planifié votre menu avant (organigramme)

600px IVR Add

2.

Une fois sur la page, cliquez sur l’onglet [Add new IVR]. 

Vous devrez entrer quelques informations de base:

  • Nom (name): Le nom de votre menu (ex: Intelisoft_IVR_jour)
  • Enregistrement (Recording): Enregistrement audio à jouer (le menu)
  • Time out (Pause): Le temps entre la répétition de votre menu au téléphone
  • Langue (Language); Langue selon votre menu (au choix)
  • Voicemail (Messagerie vocale): Destination de la messagerie vocale vers Account Voicemail ou DID voicemail. * Toujours utiliser Account Voicemail si plus d’un téléphone

600px IVR Add 2

3.

Pour ajouter des chiffres (options) au IVR, cliquez sur le bouton bleu [Add another routing option].

Assurez-vous d’avoir planifié votre menu avant (organigramme)

600px IVR Add 2

4.

Une fois sur la page, cliquez sur l’onglet [Add new IVR]. 

Vous devrez entrer quelques informations de base:

Options de menu ivr

Créez et modifiez une réceptionniste virtuelle (en vidéo)

Créez et configurez un renvoi d’appel

Un Renvoi d’appel va permettre à un appel entrant d’être redirigé vers un téléphone mobile ou un autre numéro de téléphone. Vous pouvez choisir n’importe quel numéro (maison, bureau, cellulaire, numéro sans-frais)

Exemple : L’option 2 de mon menu virtuel doit diriger les clients vers un numéro sans-frais pour rejoindre notre entrepôt

Le renvoi d’appel peut être utilisé dans les fonctionnalités suivantes: 

  • Réceptionniste virtuelle
  • Conditions temporelles
  • Routage DID
  • Groupes de sonnerie

1.

Pour ajouter un renvoi d’appel à votre système, allez sous l’onglet [Services] de la barre de navigation de gauche, puis sur [Call Forwarding]

400px CallForwarding Add

2.

Une fois sur la page, cliquez sur l’onglet [Add new Call Forwarding]. N’oubliez pas d’enregistrer après avoir rempli les cases.

Vous devrez entrer quelques informations de base:

  • Numéro de téléphone (Phone number): Le numéro vers lequel le renvoi doit être effectué.
  • Description (Description): Description pour faciliter vos recherches (s’il y en a plusieurs)
  • Pause: Temps entre l’appel principal et le renvoi d’appel

600px CallForwarding Add2

Créez le renvoi d’appel (vidéo)
Configurez le renvoi d’appel (vidéo)

Liez un DID à votre nouvelle option

Maintenant que vous avez mis en place votre menu virtuel ou votre condition temporelle, vous pouvez lier votre numéro de téléphone à ces options (*routing option). Lorsque que l’on compose votre numéro de téléphonie (DID). L’option désirée sera activée.

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